Как вести ежемесячный учет доходов и расходов: подробное руководство на 2026 год

Чтобы правильно оценить финансовые результаты бизнеса за месяц, необходимо рассматривать доходы и расходы в совокупности. Регулярно составляемый отчет о доходах и расходах помогает более точно определить фактическую прибыль компании. В этом руководстве мы расскажем, как подготовить ежемесячный финансовый отчет, сравнить запланированные показатели с фактическими результатами и проанализировать пример таблицы доходов и расходов.

В конце загруженного месяца объем продаж может выглядеть достаточно высоким, поэтому может показаться, что бизнес работает весьма успешно. Однако после учета арендной платы, заработной платы сотрудников, стоимости товаров, расходов на доставку и других операционных затрат определить, сколько средств действительно осталось у компании, бывает непросто. Именно здесь становится особенно полезным ежемесячный отчет о доходах и расходах.

Объединение всех доходов и расходов в одном отчете позволяет легче заметить увеличение отдельных затрат. Кроме того, такой подход помогает понять, достигли ли фактические доходы запланированного уровня, и определить, какие изменения необходимо внести в бюджет следующего месяца.

Основные этапы подготовки ежемесячного финансового отчета

Процесс составления ежемесячного отчета о доходах и расходах можно разделить на пять основных этапов. Сначала необходимо завершить все бухгалтерские и платежные записи за соответствующий месяц. Затем доходы, постоянные и переменные расходы распределяются по соответствующим категориям. На следующем этапе рассчитывается чистый финансовый результат на основе сумм без НДС.

Полученный показатель необходимо сравнить как с заранее установленным бюджетным планом, так и с результатами предыдущего месяца. После этого показатели анализируются, и на их основе определяются дальнейшие действия компании.

Цель такого отчета заключается не просто в переносе цифр в таблицу Excel. Основная задача — понять, принес ли бизнес реальную прибыль за рассматриваемый период, а также своевременно обнаружить возможные проблемы с денежным потоком.

Подобный финансовый контроль особенно важен для небольших компаний. Согласно одному из опросов, примерно каждый пятый малый бизнес сообщил, что ограничения в доступе к финансированию препятствуют реализации планов роста или затрудняют покрытие текущих расходов.

Чем ежемесячный отчет отличается от официального отчета о прибылях и убытках

Основная задача ежемесячного отчета о доходах и расходах заключается в том, чтобы помочь владельцу бизнеса принимать более обоснованные управленческие решения. В этом заключается его главное отличие от официального отчета о прибылях и убытках.

Ежемесячный отчет является внутренним инструментом управления, который компания составляет для собственных нужд. Отчет о прибылях и убытках, напротив, представляет собой официальный финансовый документ, используемый в бухгалтерских и юридических целях.

Поэтому частота подготовки, уровень детализации и пользователи этих двух документов могут различаться. Несмотря на схожую базовую структуру доходов и расходов, цели их использования отличаются.

Критерий	Ежемесячный отчет о доходах и расходах	Официальный отчет о прибылях и убытках
Назначение	Управленческие решения и контроль денежных потоков	Юридическая отчетность и налоговые цели
Период	Ежемесячно	По окончании отчетного периода и года
Метод классификации	Категории, определенные самой компанией	Стандартный план счетов
Основные пользователи	Владельцы и руководители бизнеса	Бухгалтеры, государственные органы и банки

Несмотря на то что ежемесячный отчет является внутренним документом компании, способ его интерпретации может зависеть от используемого метода бухгалтерского учета. При кассовом подходе основное внимание уделяется поступлениям и платежам, тогда как при учете по методу начисления большее значение имеет момент возникновения обязательства при выставлении счета.

В обоих случаях ежемесячный отчет позволяет заранее оценить финансовое положение компании перед наступлением периодов расчета авансовых налогов. Одним из важных инструментов, связывающих внутреннюю отчетность с официальными бухгалтерскими записями, является оборотно-сальдовая ведомость. Понимание принципов ее составления помогает объяснить расхождения между собственными расчетами компании и данными, которые ведет бухгалтер.

Важные моменты при учете доходов и расходов

Выставление счета не означает, что соответствующая сумма уже поступила на банковский счет компании. Поэтому начисленные доходы и фактические поступления следует учитывать отдельно.
Погашение основной суммы кредита или вывод денежных средств из бизнеса на личные цели создает отток денежных средств, однако такие операции не следует непосредственно относить к расходам компании.
Если всю стоимость товаров, приобретенных для формирования запасов, сразу учитывать как расход в месяце покупки, это может исказить расчет месячной прибыли. При расчетах следует учитывать себестоимость реализованных товаров.
При сравнении доходов и расходов суммы начисленного и подлежащего вычету НДС необходимо отделять от соответствующих показателей. Невозмещаемый НДС следует оценивать отдельно.
Рост продаж не всегда означает увеличение прибыли. Если расходы увеличиваются быстрее выручки, чистая прибыль компании может снизиться.

Завершение месячных записей и правильная классификация расходов

После определения содержания отчета первым шагом должно стать полное завершение всех финансовых записей за соответствующий месяц. Отчет, составленный на основе неполных документов или отсутствующих записей, может не отражать реальное финансовое положение компании, даже если он выглядит аккуратно.

Поэтому счета-фактуры, выставленные и полученные в течение месяца, чеки, банковские операции и поступления денежных средств необходимо проверить и сопоставить между собой.

Расходы, по которым невозможно получить счет-фактуру, могут требовать отдельного порядка учета. Некоторые покупки у лиц, не являющихся зарегистрированными налогоплательщиками, могут оформляться с помощью расходного документа. Если такой документ не будет правильно отражен в бухгалтерском учете, соответствующий расход может не попасть в отчет. В результате прибыль компании может выглядеть выше фактической.

Незакрытые остатки по текущим счетам также следует указывать отдельно.

После завершения всех записей доходы и расходы необходимо распределить по соответствующим категориям. Аренда, заработная плата сотрудников и абонентские платежи обычно относятся к постоянным расходам. Материалы, доставка и комиссии с продаж, напротив, относятся к затратам, которые могут изменяться в зависимости от объема продаж.

Такая классификация позволяет лучше понять, как снижение продаж может повлиять на финансовое положение компании. Она помогает определить, какие расходы будут сокращаться вместе с продажами, а какие затраты останутся примерно на прежнем уровне.

В отчете рекомендуется указывать суммы без НДС. НДС, полученный от клиентов, не является фактическим доходом компании, поскольку эти средства собираются для последующей передачи государству. Поэтому расчет прибыли на основе сумм с учетом НДС может создать впечатление, что компания более прибыльна, чем она есть на самом деле.

Почему важно соблюдать единообразие категорий расходов?

Категории, используемые в финансовой отчетности, необходимо применять одинаково каждый месяц. Например, если в одном месяце определенный расход записан как «маркетинговые расходы», а в следующем месяце он отнесен к категории «прочие расходы», корректное сравнение разных периодов становится затруднительным.

То же самое относится к разделению личных расходов и расходов бизнеса. Чтобы учет доходов и расходов оставался точным, эти распространенные ошибки необходимо предотвращать с самого начала.

Сравнение бюджетных показателей с фактическими результатами

Одной классификации доходов и расходов недостаточно для полного понимания финансового состояния компании. Чтобы правильно интерпретировать показатели, фактические результаты необходимо сравнивать как с бюджетными целями, так и с результатами предыдущего месяца.

При таком анализе можно задать два основных вопроса: насколько фактические показатели оказались выше или ниже запланированного уровня? И как изменились доходы и расходы по сравнению с предыдущим месяцем?

Аналогичный метод сравнения используется и в государственном финансовом планировании. Бюджетный отчет центрального правительства на 2026 год предусматривает подход, при котором фактические показатели рассматриваются вместе с ожидаемыми результатами.

Чтобы компания могла измерять отклонения от плана, ей необходимо заранее установить целевые показатели. Финансовое прогнозирование является важной отправной точкой для формирования таких целей.

Пример ежемесячного отчета о доходах и расходах

В таблице ниже представлены финансовые результаты условной компании за сентябрь. Все суммы указаны без НДС и приведены в турецких лирах.

Статья	Август (факт)	План на сентябрь	Сентябрь (факт)	Отклонение от плана
Продажи товаров	175 000	200 000	182 000	-18 000
Доход от услуг	38 000	40 000	46 000	+6 000
Общий доход	213 000	240 000	228 000	-12 000
Аренда (постоянные расходы)	30 000	30 000	30 000	0
Заработная плата (постоянные расходы)	80 000	80 000	80 000	0
Подписки (постоянные расходы)	5 000	5 000	6 500	+1 500
Материалы (переменные расходы)	48 000	50 000	52 000	+2 000
Доставка (переменные расходы)	7 500	8 000	11 000	+3 000
Комиссия (переменные расходы)	5 000	6 000	5 500	-500
Общие расходы	175 500	179 000	185 000	+6 000
Чистый результат	37 500	61 000	43 000	-18 000

Согласно данным таблицы, в сентябре компания получила на 5 500 турецких лир больше прибыли, чем в августе. Однако при этом результат оказался на 18 000 турецких лир ниже установленной цели на сентябрь.

Несмотря на то что продажи товаров оказались ниже запланированного уровня, расходы на доставку увеличились на 3 000 турецких лир. Это может указывать на необходимость пересмотреть стоимость доставки или оценить возможность изменения используемых способов отправки.

Почему важно регулярно контролировать финансовые показатели

Регулярный анализ фактических финансовых результатов становится особенно важным в периоды, когда владельцы бизнеса имеют оптимистичные ожидания относительно будущих показателей.

Согласно опросу владельцев малых и средних предприятий в США, 74% респондентов ожидали роста доходов в 2026 году, а около 60% планировали расширять свой бизнес.

Однако независимо от того, насколько позитивными являются прогнозы на будущее, фактические результаты компании следует оценивать не только на основе ожиданий, но прежде всего по реально полученным финансовым показателям.

Поэтому ежемесячный отчет о доходах и расходах следует составлять регулярно. Полученные результаты необходимо использовать для пересмотра бюджета и корректировки бизнес-стратегии в каждом новом месяце.