Wie erstellt man eine monatliche Einnahmen- und Ausgabenübersicht? Umfassender Leitfaden 2026

 

 

     Um die monatliche finanzielle Situation eines Unternehmens richtig beurteilen zu können, müssen Einnahmen und Ausgaben gemeinsam betrachtet werden. Eine regelmäßig erstellte Einnahmen- und Ausgabenübersicht hilft dabei, den tatsächlichen Gewinn des Unternehmens genauer zu erkennen. In diesem Leitfaden erklären wir, wie ein monatlicher Finanzbericht erstellt wird, wie geplante Werte mit den tatsächlichen Ergebnissen verglichen werden und wie eine beispielhafte Einnahmen- und Ausgabentabelle ausgewertet werden kann.

 

     Am Ende eines umsatzstarken Monats können die Verkaufszahlen sehr positiv aussehen. Dadurch entsteht möglicherweise der Eindruck, dass das Unternehmen finanziell erfolgreich war. Werden jedoch Miete, Gehälter, Warenkosten, Versandkosten und weitere betriebliche Ausgaben berücksichtigt, ist es oft schwierig festzustellen, wie viel Geld tatsächlich übrig bleibt. Genau an diesem Punkt wird eine monatliche Einnahmen- und Ausgabenübersicht besonders hilfreich.

 

     Durch die Zusammenführung aller Einnahmen und Ausgaben in einer Übersicht lassen sich steigende Kosten leichter erkennen. Gleichzeitig kann überprüft werden, ob die tatsächlichen Einnahmen das erwartete Niveau erreicht haben und welche Anpassungen im Budget des kommenden Monats vorgenommen werden sollten.

 

 

Die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines monatlichen Finanzberichts

 

     Die Erstellung einer monatlichen Einnahmen- und Ausgabenübersicht lässt sich in fünf grundlegende Schritte unterteilen. Zunächst müssen alle Buchhaltungs- und Zahlungsdaten des betreffenden Monats vollständig erfasst werden. Anschließend werden Einnahmen sowie fixe und variable Ausgaben den entsprechenden Kategorien zugeordnet. Im nächsten Schritt wird das Nettoergebnis auf Grundlage der Beträge ohne Mehrwertsteuer berechnet.

 

Das ermittelte Ergebnis wird anschließend sowohl mit dem zuvor festgelegten Budgetziel als auch mit den Ergebnissen des Vormonats verglichen. Zum Schluss werden die Zahlen ausgewertet und daraus die nächsten Maßnahmen für das Unternehmen abgeleitet.

 

     Das Ziel besteht dabei nicht lediglich darin, Zahlen in eine Excel-Tabelle einzutragen. Vielmehr soll festgestellt werden, ob das Unternehmen im jeweiligen Zeitraum tatsächlich einen Gewinn erwirtschaftet hat. Gleichzeitig können mögliche Probleme beim Cashflow frühzeitig erkannt werden.

 

Eine solche finanzielle Kontrolle ist insbesondere für kleine Unternehmen von großer Bedeutung. Einer Umfrage zufolge gab ungefähr jedes fünfte Kleinunternehmen an, dass Einschränkungen bei der Finanzierung die geplanten Wachstumsmaßnahmen behindern oder die Deckung der laufenden Kosten erschweren.

 

 

Unterschied zwischen einer monatlichen Übersicht und einer offiziellen Gewinn- und Verlustrechnung

 

     Der wichtigste Zweck einer monatlichen Einnahmen- und Ausgabenübersicht besteht darin, Unternehmer bei fundierteren Managemententscheidungen zu unterstützen. In diesem Punkt unterscheidet sie sich von einer offiziellen Gewinn- und Verlustrechnung.

 

Die monatliche Übersicht ist ein internes Managementinstrument, das für die eigenen betrieblichen Zwecke erstellt wird. Die Gewinn- und Verlustrechnung hingegen ist ein offizielles Finanzdokument, das für buchhalterische und rechtliche Zwecke verwendet wird.

     Aus diesem Grund können sich Häufigkeit, Detailgrad und Nutzer der beiden Dokumente voneinander unterscheiden. Obwohl beide eine ähnliche grundlegende Struktur für Einnahmen und Ausgaben aufweisen, verfolgen sie unterschiedliche Ziele.

 

 

Kriterium	Monatliche Einnahmen- und Ausgabenübersicht	Offizielle Gewinn- und Verlustrechnung
Zweck	Managemententscheidungen und Kontrolle des Cashflows	Gesetzliche Berichterstattung und steuerliche Zwecke
Zeitraum	Monatlich	Zum Ende eines Berichtszeitraums und am Jahresende
Klassifizierung	Vom Unternehmen selbst festgelegte Kategorien	Standardkontenplan
Hauptnutzer	Unternehmer und Führungskräfte	Buchhalter, Behörden und Banken

 

     Obwohl die monatliche Übersicht ein internes Unternehmensdokument ist, kann ihre Interpretation von der verwendeten Buchhaltungsmethode abhängen. Bei einer Einnahmen-Ausgaben-Betrachtung stehen Zahlungseingänge und Zahlungen stärker im Mittelpunkt. Bei einer periodengerechten beziehungsweise bilanziellen Betrachtung spielt dagegen der Zeitpunkt der Entstehung eines Anspruchs durch die Rechnungsstellung eine größere Rolle.

 

     In beiden Fällen ermöglicht der Monatsbericht eine frühzeitige Einschätzung der finanziellen Lage des Unternehmens vor den jeweiligen Zeiträumen für Vorauszahlungen auf Steuern. Eine wichtige Verbindung zwischen der internen Übersicht und den offiziellen Buchhaltungsunterlagen stellt die Summen- und Saldenliste dar. Wer versteht, wie eine solche Liste erstellt wird, kann Abweichungen zwischen den eigenen Zahlen und den von der Buchhaltung geführten Daten leichter erkennen und erklären.

 

 

Wichtige Punkte bei der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben

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• Das Ausstellen einer Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass der entsprechende Betrag bereits auf dem Bankkonto des Unternehmens eingegangen ist. Deshalb sollten fakturierte Einnahmen und tatsächliche Zahlungseingänge getrennt überwacht werden.

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• Die Rückzahlung des Tilgungsanteils eines Kredits oder die Entnahme von Geld aus dem Unternehmen für private Zwecke führt zwar zu einem Geldabfluss, sollte jedoch nicht unmittelbar als betrieblicher Aufwand behandelt werden.

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• Werden die gesamten Kosten für Waren, die für das Lager eingekauft wurden, bereits im Monat des Einkaufs als Aufwand verbucht, kann dies die Berechnung des Monatsgewinns verfälschen. Stattdessen sollte die Kostenbasis der tatsächlich verkauften Waren berücksichtigt werden.

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• Beim Vergleich von Einnahmen und Ausgaben sollten berechnete und abzugsfähige Mehrwertsteuerbeträge von den entsprechenden Werten getrennt werden. Nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer sollte separat bewertet werden.

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• Steigende Umsätze bedeuten nicht automatisch steigende Gewinne. Wenn die Ausgaben schneller wachsen als die Umsätze, kann der Nettogewinn des Unternehmens sinken.

 

 

Monatsabschluss und richtige Zuordnung der Ausgaben

 

     Nachdem festgelegt wurde, welche Informationen der Bericht enthalten soll, müssen zunächst alle Finanzdaten des betreffenden Monats vollständig erfasst werden. Ein Bericht, der auf fehlenden Belegen oder unvollständigen Aufzeichnungen basiert, kann die tatsächliche finanzielle Situation des Unternehmens nicht korrekt darstellen, selbst wenn er übersichtlich und professionell aussieht.

 

     Daher sollten im Laufe des Monats ausgestellte und erhaltene Rechnungen, Quittungen, Bankbewegungen und Zahlungseingänge einzeln überprüft und miteinander abgeglichen werden.

 

     Ausgaben, für die keine Rechnung erhalten werden kann, können eine besondere Behandlung erfordern. Bestimmte Einkäufe bei Personen, die nicht als Steuerpflichtige registriert sind, können mithilfe eines entsprechenden Ausgabenbelegs erfasst werden. Wird ein solcher Beleg nicht korrekt verbucht, kann die betreffende Ausgabe im Bericht fehlen. Dadurch kann der Gewinn des Unternehmens höher erscheinen, als er tatsächlich ist.

 

Auch offene Salden auf laufenden Konten sollten separat ausgewiesen werden.

 

      Nachdem alle Buchungen abgeschlossen sind, müssen Einnahmen und Ausgaben den passenden Kategorien zugeordnet werden. Miete, Gehälter und Abonnementkosten werden in der Regel als fixe Kosten betrachtet. Materialkosten, Versand und Verkaufsprovisionen gehören dagegen zu den variablen Kosten, die sich abhängig vom Verkaufsvolumen verändern können.

 

     Eine solche Klassifizierung erleichtert die Einschätzung, welche Auswirkungen ein Umsatzrückgang auf das Unternehmen haben könnte. So lässt sich feststellen, welche Kosten gemeinsam mit den Umsätzen sinken und welche Ausgaben weitgehend unverändert bleiben.

 

     Im Bericht sollten die Beträge ohne Mehrwertsteuer angegeben werden. Die von Kunden eingenommene Mehrwertsteuer stellt keinen tatsächlichen Unternehmensumsatz dar, da diese Beträge anschließend an den Staat abgeführt werden. Wird der Gewinn auf Grundlage von Bruttobeträgen einschließlich Mehrwertsteuer berechnet, kann das Unternehmen dadurch profitabler erscheinen, als es tatsächlich ist.

 

 

Warum ist eine einheitliche Zuordnung der Ausgaben wichtig?

 

     Die in der Finanzberichterstattung verwendeten Kategorien sollten jeden Monat nach denselben Kriterien angewendet werden. Wird beispielsweise eine Ausgabe in einem Monat als „Marketingkosten“ und im nächsten Monat als „sonstige Kosten“ verbucht, wird ein sinnvoller Vergleich zwischen den einzelnen Zeiträumen erschwert.

 

Das gleiche Prinzip gilt für die Trennung von privaten und betrieblichen Ausgaben. Damit die Einnahmen- und Ausgabenrechnung zuverlässig bleibt, sollten diese häufigen Fehler von Anfang an vermieden werden.

 

 

Budgetwerte mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen

 

     Die bloße Kategorisierung von Einnahmen und Ausgaben reicht nicht aus, um die finanzielle Situation eines Unternehmens vollständig zu verstehen. Damit die Zahlen richtig interpretiert werden können, müssen die tatsächlichen Ergebnisse sowohl mit den Budgetzielen als auch mit den Ergebnissen des Vormonats verglichen werden.

 

     Bei dieser Analyse können zwei grundlegende Fragen gestellt werden: Wie weit lagen die tatsächlichen Werte über oder unter dem geplanten Ziel? Und wie haben sich Einnahmen und Ausgaben gegenüber dem vorherigen Monat verändert?

 

Eine ähnliche Vergleichsmethode wird auch bei der öffentlichen Finanzplanung eingesetzt. Der Haushaltsbericht der Zentralregierung für 2026 verfolgt einen Ansatz, bei dem tatsächliche Ergebnisse gemeinsam mit den erwarteten Entwicklungen betrachtet werden.

 

     Damit ein Unternehmen Abweichungen vom Plan messen kann, müssen im Voraus konkrete Zielwerte festgelegt werden. Finanzprognosen bilden einen wichtigen Ausgangspunkt für die Festlegung dieser Ziele.

 

 

Beispiel für eine monatliche Einnahmen- und Ausgabenübersicht

 

Die folgende Tabelle zeigt die finanziellen Ergebnisse eines beispielhaften Unternehmens für September. Alle Beträge sind ohne Mehrwertsteuer angegeben und in türkischen Lira dargestellt.

 

 

Position	August (Ist)	September-Plan	September (Ist)	Abweichung vom Plan
Produktverkäufe	175.000	200.000	182.000	-18.000
Einnahmen aus Dienstleistungen	38.000	40.000	46.000	+6.000
Gesamteinnahmen	213.000	240.000	228.000	-12.000
Miete (fix)	30.000	30.000	30.000	0
Gehälter (fix)	80.000	80.000	80.000	0
Abonnements (fix)	5.000	5.000	6.500	+1.500
Material (variabel)	48.000	50.000	52.000	+2.000
Versand (variabel)	7.500	8.000	11.000	+3.000
Provision (variabel)	5.000	6.000	5.500	-500
Gesamtausgaben	175.500	179.000	185.000	+6.000
Nettoergebnis	37.500	61.000	43.000	-18.000

 

     Den Angaben in der Tabelle zufolge erzielte das Unternehmen im September einen um 5.500 türkische Lira höheren Gewinn als im August. Gleichzeitig blieb das Ergebnis jedoch 18.000 türkische Lira hinter dem für September festgelegten Ziel zurück.

 

Obwohl die Produktverkäufe unter dem geplanten Niveau lagen, stiegen die Versandkosten um 3.000 türkische Lira. Dies deutet darauf hin, dass das Unternehmen seine Versandkosten überprüfen oder alternative Versandmethoden in Betracht ziehen sollte.

 

 

Warum eine regelmäßige Finanzkontrolle wichtig ist

 

     Eine regelmäßige Überprüfung der tatsächlichen Finanzergebnisse gewinnt besonders dann an Bedeutung, wenn Unternehmer optimistische Erwartungen hinsichtlich der zukünftigen Geschäftsentwicklung haben.

 

     Laut einer Umfrage unter Eigentümern kleiner und mittlerer Unternehmen in den USA erwarteten 74 % der Befragten im Jahr 2026 steigende Umsätze. Rund 60 % planten außerdem, ihr Unternehmen zu erweitern.

 

     Unabhängig davon, wie positiv die Erwartungen für die Zukunft ausfallen, sollte die tatsächliche Leistung eines Unternehmens nicht ausschließlich anhand von Prognosen beurteilt werden. Entscheidend sind vor allem die tatsächlich erzielten finanziellen Ergebnisse.

 

     Deshalb sollte eine monatliche Einnahmen- und Ausgabenübersicht regelmäßig erstellt werden. Die daraus gewonnenen Ergebnisse sollten genutzt werden, um das Budget zu überprüfen und die Geschäftsstrategie von Monat zu Monat entsprechend anzupassen.