Was ist ein elektronischer Ausgabenbeleg (E-Expense Voucher)?
Was ist ein elektronischer Ausgabenbeleg (E-Expense Voucher)?
Ein elektronischer Ausgabenbeleg ist ein offizielles digitales Dokument, das im Rahmen der Steuerverfahrensordnung ausgestellt wird und anstelle einer Rechnung verwendet werden kann.
Er ist die digitale Version des klassischen papierbasierten Ausgabenbelegs.
Das Dokument wird insbesondere bei Waren- oder Dienstleistungskäufen von Personen verwendet, die keine Steuerpflichtigen sind.
Wenn ein Unternehmen zum Beispiel Beratungsleistungen von einer nicht steuerpflichtigen Person erhält, muss es im Namen dieser Person einen elektronischen Ausgabenbeleg erstellen.
Ebenso kommt dieses Dokument bei Einkäufen von Landwirten oder bei bestimmten Leistungen zum Einsatz, die nicht unter freiberufliche Tätigkeiten fallen.
Darüber hinaus wird der elektronische Ausgabenbeleg im System der Steuerbehörde registriert.
Dadurch erhält der Vorgang rechtliche Gültigkeit und wird offiziell erfasst.
Das Dokument erhöht außerdem die Transparenz bei Prüfungen, reduziert nicht registrierte Geschäfte und unterstützt die gesetzliche Compliance.
Vorteile des elektronischen Ausgabenbelegs für Unternehmen
Der elektronische Ausgabenbeleg ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wichtige digitale Lösung mit vielen Vorteilen für Unternehmen.
Die wichtigsten Vorteile sind folgende:
Schnelle Bearbeitung: Dokumente können innerhalb weniger Minuten elektronisch erstellt werden.
Sichere Archivierung: Durch digitale Speicherung entfallen Risiken wie Verlust oder Beschädigung.
Kostenersparnis: Papier-, Druck-, Versand- und Archivierungskosten werden reduziert.
Einfache Prüfungen: Da alle Unterlagen digital verfügbar sind, verlaufen Kontrollen schneller.
Umweltfreundlich: Der Papierverbrauch sinkt und Nachhaltigkeit wird gefördert.
Remote-Zugriff: Dokumente können jederzeit sicher online eingesehen werden.
Aus diesen Gründen ist der elektronische Ausgabenbeleg für digitalisierte Unternehmen zu einem unverzichtbaren Instrument geworden.
Wie beantragt man den elektronischen Ausgabenbeleg?
Unternehmen, die dieses System nutzen möchten, müssen bestimmte Schritte durchlaufen.
Prüfung des Steuerstatus: Das Unternehmen muss zunächst Nutzer des E-Invoice-Systems sein.
Antragstellung: Der Antrag kann über das Portal der Steuerbehörde oder über private Integratoren eingereicht werden.
Finanzsiegel oder elektronische Signatur: Diese sind für die rechtliche Gültigkeit verpflichtend. Unternehmen nutzen ein Finanzsiegel, Einzelunternehmen eine elektronische Signatur.
Testphase: Die technische Infrastruktur wird geprüft und Testdokumente werden erstellt.
Freigabephase: Nach Genehmigung darf das Unternehmen Dokumente ausstellen.
Anträge werden meist innerhalb weniger Tage bearbeitet, in stark frequentierten Zeiten kann es jedoch länger dauern.
Nutzungsmethoden des elektronischen Ausgabenbelegsystems
Nach der Genehmigung kann das Unternehmen mit der Ausstellung von Dokumenten beginnen.
Es gibt zwei grundlegende Nutzungsmöglichkeiten.
Nutzung des Behördenportals: Geeignet für Unternehmen mit geringem Transaktionsvolumen. Dokumente werden manuell erstellt.
Nutzung eines privaten Integrators: Besonders geeignet für mittelständische und große Unternehmen. Das System arbeitet integriert mit Buchhaltungssoftware und automatisiert Prozesse.
Unternehmen mit Integrator können hohe Vorgangsmengen leichter verwalten.
Zusätzlich profitieren sie von Berichten, Archivierung und Datensicherheitsdiensten.
Wie wird ein elektronischer Ausgabenbeleg erstellt?
Die Erstellung des Dokuments erfolgt in mehreren Schritten.
Zunächst muss eine passende Vorlage im System definiert werden.
Diese Vorlage muss Angaben zu Käufer und Verkäufer, Transaktionsdetails, Beträgen und Prüfelementen enthalten.
Außerdem muss sie den technischen Standards der Steuerbehörde entsprechen.
Folgende Angaben müssen vollständig eingetragen werden:
Daten von Käufer und Verkäufer
Art der Ware oder Dienstleistung
Menge und Einzelpreis
Gesamtbetrag
Datum und Uhrzeit der Transaktion
Steuerabzüge (z. B. Quellensteuer)
Das erstellte Dokument muss mit elektronischer Signatur oder Finanzsiegel bestätigt werden.
Dadurch werden Echtheit und rechtliche Gültigkeit sichergestellt.
Bei elektronisch signierten Dokumenten ist keine handschriftliche Unterschrift erforderlich.
Auf Wunsch kann eine Papierkopie erstellt werden, die rechtliche Gültigkeit basiert jedoch auf der elektronischen Signatur.
Das Dokument kann per E-Mail, Portal oder Zugangslink an die andere Partei übermittelt werden.
Zudem wird es an das System der Steuerbehörde gesendet und digital gespeichert.
Pflichtangaben im elektronischen Ausgabenbeleg
Nach den technischen Vorgaben müssen folgende Informationen enthalten sein:
Dokumentdatum und Seriennummer
Name, Titel und Adresse des ausstellenden Unternehmens
Zuständiges Finanzamt und Steuernummer
Name und Adresse des Empfängers
Nationale Identifikationsnummer
Beschreibung der gekauften Ware oder Dienstleistung
Mengen- und Preisangaben
Steuersatz und Betrag der Quellensteuer
Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag
Gesamtsumme
Angaben zum Finanzsiegel oder zur elektronischen Signatur
Fehlende oder falsche Angaben können zur Ungültigkeit des Dokuments führen.
Wann wird ein elektronischer Ausgabenbeleg ausgestellt?
Dieses Dokument wird in bestimmten Fällen erstellt.
Beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen von nicht steuerpflichtigen Personen
Beim Einkauf von Produkten von Landwirten
Bei Transaktionen, für die keine Rechnungspflicht besteht
Bei bestimmten Leistungen, die nicht als freiberufliche Tätigkeit gelten
Nach der Steuerverfahrensordnung muss das Dokument spätestens 7 Tage nach Lieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung erstellt werden.
Wird es innerhalb dieser Frist nicht ausgestellt, gilt es als nicht erstellt.
Obwohl die gesetzliche Frist 7 Tage beträgt, ist eine Ausstellung direkt zum Zeitpunkt des Geschäfts empfehlenswert.
Dadurch lassen sich Verzögerungen, Streitigkeiten und Nachweisprobleme vermeiden.
